電子メールによる時間の浪費を考える

パソコンを日常的に使う仕事では、約３割の時間を電子メールに関わる作業に費やしているという調査結果がRescueTimeの調査結果としてNewYorkTimes紙に掲載されたそうです。

仕事に電子メールが使われるようになってからというもの、５分おきに受信フォルダをチェックしても数通の未読メールが残っているということが珍しくなくなりました。

これらのメールの中には、下記のようなものが含まれます。

・(Urgent)調査や確認作業をした後、速やかに返信する必要のあるもの
・(News)新着情報としてチェックしておきたいもの
・(Important)緊急性はないが、今後重要となりそうな内容のもの
・(Information)情報として価値があり、あとで参照できるように保存しておくべきもの
・(Garbage)スパム・迷惑メールなど不必要なメール

この中で最も時間の投資価値があるのは「Important」なメールなはずですが、実際には「Urgent」なメールに時間をとられてしまうということが多いです。

迷惑メールやスパムメールは適切な対応をすることで時間をかけずに大幅に減らすことができますが、他のメールについては意識改革が必要です。

たとえば、受信フォルダにある未読メールは「すぐに見る」フォルダと「あとで見る」フォルダに振り分けてしまい、受信フォルダは常に空の状態にしておきます。
その後、「すぐに見る」フォルダのメールチェックをする時間と、「あとで見る」フォルダのメールチェックの時間をそれぞれ別にスケジュールしておいて、(Important)なメールが(Urgent)メールに埋もれてしまうことを防ぎます。

あるいはGTDのように「次の行動(Urgent・News)」「プロジェクト(Important)」「いつかやる(Information)」などのように分けてもいいかもしれませんね。

私自身、様々なメール仕分け方法を試していますが、「これが完璧」という方法にまだ出会えていません。
手法を見つけることよりも、それを実践し続けていくことのほうが難しいんですよね。
一度ルールを決めても、また前と同じ大雑把なやり方に戻ってしまったりします(^^;;


関連リンク：
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