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GTDのデビッドアレンさん来日記念イベント参加レポート

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GTD創設者のデビッドアレンさんに直接お話が聞けるイベントに参加してきました。
様々なジャンルで活躍中のブロガーが多数参加していることや、当日は英語が堪能な参加者が多かったためか、密度の濃い活発な交流が行われていました。

そんな中、貧しい英語力しか持たない上に飛び入りで参加した僕は、ずいぶんと場違いな気分でいたのですが(笑)

GTDとは?

ここでは僕の言葉で簡単にGTDを説明したいと思います。
(GTDについて詳しいことは文末の関連リンクを参照してください)
なにしろ僕が最初にGTDについて学んだとき、まず最初に思ったのは「それで?結局GTDの利点って何なの?」ということだったからです。

あまりにもシンプルすぎるツールだからこそ、その威力を把握するのには時間がかかりました。

携帯電話がもたらした恩恵は?

誰もが既に使いこなしているツールを例にすると分かりやすいかもしれません。

「あなたが持っている携帯電話の利点って何ですか?」

と聞かれたら、たいていの人が「友達や仕事仲間と場所や時間を選ばず、電話やメールで連絡が取れること」というふうに答えるのではないでしょうか。

たしかにその通りです。

しかし、そうやって「好きなときに連絡が取れる」と安心していられるのは、携帯電話が相手の電話番号やメールアドレスを記録してくれているからこそですよね?
もし、それらのことを覚えていなくてはならなくて、そのことを常に頭の片隅に置かれておかねばならないとしたら大変です。

「GTDと今までのToDoリストの違い」

GTDは「タスク管理術」のひとつです。
ToDoリストに毛の生えたようなもの、と言ってもいいかもしれません(GTDの達人には「その程度の理解力しかないの?と言われそうですが(^^;

しかし、GTDがそれほどシンプルなのに強力なのは、私たちが「ストレスを感じずに」「目の前の仕事に集中できる」という心理的な開放感や、"抱え込んでいる様々な仕事"という雑念から自分を守ってくれる安心感を、GTDというツールが与えてくれるからだと思います。

GTDは単なるToDoリストのようにタスクを覚えてくれるだけでなく、具体的に仕事を進めるために私たちをマネジメントしてくれたり、今は考える必要のない将来の仕事から私たちを解放してくれたりします。

それほど強力なツールであるにもかかわらず、GTDはほんの数種類のフォルダにタスクを分けるだけでそれを実現しているのです。

ちにみに、GTDはタスク管理の「考え方」だけを提供してくれています。
GTDを実現するためのツールについては後述しますが、自分が使い慣れたツールでOKです。

「タスクの追加は簡単」

タスクの追加はToDoリストと同じように簡単です。
あなたはInboxと呼ばれるタスクリストに何も考えずに仕事を放り込めばいいんです。
あとのことは次の手順で考えればOKです。

ただひとつ大事なことは、あなたが気になるタスクを全てこのリストに加えることです。

「携帯電話の電話帳に必要な人の連絡先が全て入っていなかったとしたら?」
そうです。
それでは安心できませんよね。

「フォルダに整理する」

あなたは一度にひとつずつ、Inboxに放り込んだ仕事を取り出して考えます。

すぐに出来るようなことなら、例えば5分以内でできるようなことなら今すぐそれをやればいいし、あとでやることに決めたら「次の行動」フォルダに入れればいい。

もし、それを実現するために多くのアクションが必要なもの(例えば企画書作成)なら、「プロジェクト」フォルダに放り込みます。「プロジェクト」フォルダに放り込んだら、最初にすべきアクション(例えば企画書のタイトルだけでも考える)を「次の行動」フォルダに入れましょう。

今すぐやる必要のないものは「いつかやる」フォルダに、誰かにメールを送ってその返信が必要なことなら「連絡待ち」フォルダにそれぞれ入れてしまいます。

GTDの基本はこれだけです。
これですっかり整理ができました。

あなたのすべきことは「次の行動」フォルダにあります。
普段はこのフォルダを見て、目の前の仕事に集中すればいいんです。

5分で終わる仕事も5時間かかる仕事も、あるいは5ヶ月かかる仕事も全て同じように記録するToDoとの違いが少し分かっていただけたでしょうか?

「タスク管理を機能させるために(週次レビュー)」

GTDの「ストレスを感じずに」「目の前の仕事に集中できる」という利点を維持するためには、定期的なレビュー(週次レビュー)が欠かせません。
たとえば、興味を失ったタスクは思い切って消してしまいましょう。
「プロジェクト」「次の行動」に入れたけれど今はやる必要がないと判断したものは「いつかやる」に移動してしまいます。
Inboxに残っているタスクがあったら、それぞれのフォルダに振り分けてしまいましょう。

セルフコーチングのように「このプロジェクトを達成するために、最初にしなければならないことは何かな?助言を求めたほうがいい人は?」とか「この仕事は自分をワクワクさせてくれるものかな?」なんて問いかけながらレビュー出来るようになったら、GTDを実践しているものの苦手な人が多い「週次レビュー」も楽しくできるのではないかと私は思っています。

「子供に片付けをさせる方法」

今回のイベントで聞けた話で特に面白かったもののひとつです。

自分の部屋の片付けが出来ない子供に手を焼いていたご両親が、GTDの考え方を学んでゲームを思いつきました。

まず大きな箱を用意し、部屋の中にあるもので所定の位置にない(散らかっている)モノを全部その中に入れさせます。
そして、一度にひとつのモノをその箱の中から取り出し、決められた位置に置く(片付ける)というゲームです。

子供はそのゲームを気に入りました。

一度に多くの仕事を抱え込まなければ、子供にだってそれを楽しむことができる。
子供から大人が教わった例だそうです。

「GTDに必要なツールは?」

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Mind Managerを使ったご自身のタスク管理例を説明するデビッドアレン氏

OutlookやPDAのTodoリストでも、紙に書くのでもOKです。
「要はそのツールが使いやすくて、簡単にタスクを追加でき、一覧しやすいものであれば」とデビッドアレンさんも話されていました。
彼は会社で使っているLotus NotesのTodoやカレンダーを主に使い、それをPDAに同期させて持ち歩いています。
また、1年ほど前から仕事の全体像を視覚的に把握する必要に迫られたため、抱えている仕事を概観するためにMind Managerというソフトを最近よく使っているそうです。
現在のMind ManagerではLotus NotesやOutlookの一部(電子メール、連絡先、予定表、仕事、メモなど)にリンクできるため、この機能を活用しているとか。

そういえばMind Managerは勝間和代さんが使っていることでも有名ですね。
私もこのツールを使って書籍などから吸収したノウハウをまとめていて、知識を再利用するという意味でその使い勝手の良さを実感しはじめています。

(文中に登場したソフト)
「MindManager」無料ダウンロード

関連リンク
GTD翻訳本 - ストレスフリーの仕事術
はじめてのGTD
Biz.ID×GTD!:デビッド・アレン氏が答える、GTD Q&A


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